Inlägg märkta med etiketten “Verksamhetsindelning”

Artikel: Verksamhetens indelning – en fråga om måluppfyllelse

Publicerad i Kyrkomusikernas Tidning Nr 12 -2011

Kalle Sundvall är sedan fyra år administrativ chef i Onsala församling som ligger vid kusten, strax utanför Kungsbacka. Han är därmed en nyckelperson när det handlar om den nya modellen för verksamhetsindelning. Något som inte endast handlar om konteringsfrågor, säger han, utan i hög grad om att se sin roll som ett stöd för att församlingen skall kunna utföra sina kärnverksamhet på bästa sätt.

Nu är modellen för verksamhetsindelning inget som ännu presenterats i detalj för medarbetarna i församlingen. Men, framhåller Kalle Sundvall, för de medarbetare och förtroendevalda som funnits med i församlingen sedan 2007 kommer detta inte att vara något konstigt. Vi har sedan dess arbetat med frågor som: hur jobbar vi med budget?, hur jobbar vi med verksamhetsplanering?, hur jobbar vi med verksamhetsuppföljning?, vilket är vårt övergripande mål?, vilka är våra delmål?

– Allt det där har vi jobbat med sedan fyra år, säger han. Det är ju det här som den nya modellen också går ut på.

Samtidigt innebär arbetet med att diskutera den egna verksamhetens stödfunktioner – exempelvis lokalvård – i relation till arbetsplatsens övergripande och grundläggande uppgifter som kristen församling i lokalsamhället att ”kärnverksamhetens” centrala betydelse lyfts fram menar han. ”Att göra människor till Jesu lärjungar” – det kan betyda olika saker för olika yrkesgrupper, menar han.

– Vi är ju en värderingsstyrd organisation mer än målstyrd, tycker jag. Då borde vi styra mer efter värderingar än med mål. Det är ju den kristna tron som ligger i grunden. Men för expeditionen, när jag möter församlingsbor, handlar det exempelvis om att ge besökaren ett gott bemötande, inte att göra honom eller henne till en Jesu lärjunge.

 

Konsekvenser
Nu är Svenska kyrkan på väg att införa en modell för verksamhetsindelning som i korthet innebär att budgetering och fördelning av kostnader i församlingsverksamheten kommer att se annorlunda ut i framtiden. Även arbetstid skall fördelas på ett nytt sätt. Kan du i korthet beskriva vad modellen får för konsekvenser för den enskilde församlingsanställde som har ett eget budgetansvar, till exempel kyrkomusikern?

– Det blir ett större och tydligare fokus på den grundläggande uppgiften. Drifts- och personalkostnader fördelas på ett annat sätt än tidigare. Ansvaret för en ”egen” verksamhet försvinner men för att verksamheten skall fungera krävs det fortsatt att kyrkomusikern känner ett ansvar för kyrkomusiken (från verksamhetsplanering, budgetering till uppföljning). Skillnaden är att kyrkomusikern tydligare planerar sin verksamhet i dialog med andra.

Jämfört med den modell som används idag: vilka är de viktigaste förändringarna?

– Syftet med verksamheterna styr fördelningen av resurser på ett tydligare sätt än tidigare. En ny struktur för internredovisning skapas och möjliggör bättre jämförelser mellan olika enheter. Driftsredovisningen används tydligare som ett underlag för verksamhetsstyrning.

Om man nu tänker sig den nya modellen ur kyrkomusikerns perspektiv: innebär den att den enskilde musikern nu måste skaffa sig ekonomiredovisningskompetens för att klara av sitt jobb?

– Nej. Jag utgår då från att alla församlingar har ekonomisystem som möjliggör att man får fram musikernas kostnader även om de är fördelade på andra verksamheter. Efter att musikern i dialog med kyrkoherden gjort en resursfördelning och tidsbudget (egentligen samma system som instruktion) och exempelvis kommit fram till att 50 % av arbetstiden läggs i gudstjänst och kyrkliga handlingar så kan man i ekonomisystemet koda detta. Under till exempel verksamhet ”gudstjänst” kan då musikerna få koden Ansvar eller Objekt och sedan kan du skriva ut rapporter på detta där du ser tilldelade resurser. Detta är ingen förändring i sig för kyrkomusikern jämfört med tidigare.

 

Vem bestämmer?
Hur ser du på arbetstidens fördelning inom modellen: på vilket sätt skall den enskilde fördela sin arbetstid på de olika ”verksamheter” som ingår i modellens ”verksamhetsområden”? Vi kan ta ett exempel: Kostnaden för verksamheten ”barnkör” kan ju ses som en del av barnverksamheten (så som det  framställs i informationsmaterialet), men den kostnaden kan ju lika gärna placeras på ”undervisning” eller ”gudstjänster”, allt beroende på hur barnkörens verksamhet ser ut. Finns det inte risk för godtycke här, eller onödiga konflikter? Och vem ”bestämmer”?

– Här kommer finessen. Modellen aktualiserar eventuellt behov av att diskutera vad den grundläggande uppgiften är. Vad gör vi? Varför gör vi det? Vilka resurser använder vi? Detta leder sedan vidare till diskussioner (med bred delaktighet från alla) om hur resurser skall fördelas och varför församlingen väljer att till exempel fördela kostnaderna för barnkör under undervisning istället för gudstjänst. I modellen finns förklaringar och anvisningar för hur man kan fördela på olika nivåer. Om församlingsledning och medarbetare genomför arbetet i ”dialogform” bör risken för godtycke minimeras.

– Vem som bestämmer? Kyrkoherden! Kyrkoherden leder och fördelar arbetet. Sedan kan församlingar välja olika sätt att delegera arbetet och skapa lämpliga organisationer för detta.

Arbetstiden igen: de kyrkomusiker som är schemalagda har oftast en förtroendearbetstidsdel på 30% av arbetstiden. Hur skall man kunna fördela en sådan tid på exempelvis gudstjänst, undervisning, diakoni och mission?

– Hur gjorde man när man arbetade fram instruktionerna? Tog man med förtroendearbetstiden i den fördelningen? Om ja, då är det samma princip som gäller nu. I dialog med kyrkoherden kommer man fram till hur mycket tid som krävs för de olika verksamheterna/aktiviteterna och sedan fördelas detta på de olika verksamheterna. Jag anser att det naturliga är att all personal, inklusive musikerna, är schemalagda på 100 % (med detta menar jag; vilka dagar arbetar jag? när börjar och slutar jag?). Varför då? Jo… vad är den grundläggande uppgiften? Vad skall vi göra? När skall vi göra det? Hur skall det göras? Vilken kvalitet skall vi ha?

– Som arbetsgivare förväntar jag mig då att arbetstiden används och att den används på bästa sätt för verksamhetens måluppfyllelse, och då är det rimligt att anta att kyrkomusikern använder sin tid på bästa sätt.

– För vaktmästarna har vi gått över till årsarbetstid, och det funkar. De tycker att det kan vara av värde att lägga upp sitt schema över ett helt år. Här har musikerna haft en instruktion, ’det här gör man’, så landar man i 1989 timmar längst ner. Men en konsekvens att det lätt blir fel … ’varför drog ni en sjukdag för mig … jag var ju ledig’? Det visste ju inte vi, det fanns inget schema i datorn … Så löneförrättaren har ingen aning.

– Då menar jag, att när man gjorde instruktionerna så har man redan gjort en fördelning på gudstjänster, undervisning, diakoni och mission, fast inte med de rubrikerna. I den tid som till exempel avsatts för gudstjänsterna har man räknat med sin förtroendearbetstid. Det är bara att lägga in dem i nya verksamhetsområden. Sedan är det bara för mig att föra in dem.

 

Konkurrens?
Om nu en del av kyrkomusikerns arbetstid exempelvis anses vara av diakonalt slag och bokförs på det området – finns det då inte en risk för att kyrkomusikern blir en konkurrent till diakonen i diskussionen om utformning av profilen för församlingens diakoniverksamhet?

– Nej. Vem är ansvarig för den diakonala verksamheten? Om diakonen är ansvarig för diakoniverksamheten bör ju inte musikern ta över det ansvaret. Lika lite som att någon annan tar över musikerns ansvar.

– Församlingsledningen skall se till att alla förstår att vi har ett gemensamt uppdrag men olika befattningar och ansvar där vi tillsammans, i dialog, värdesätter varandras kompetenser och samarbetar för att nå våra mål.

Det kan finnas en oro för att det kyrkomusikaliska verksamhetsansvaret med den nya modellen kommer att innebära att musiken i församlingen osynliggörs och på lång sikt eroderar. Finns det enligt din mening fog för den farhågan?

– Nej. Kyrkoherden har ett ansvar för all verksamhet. Kyrkoherden bör inse att för fullgörandet av vårt uppdrag krävs att all verksamhet är synliggjord och att alla verksamheter har de resurser som krävs för fullgörandet. Kyrkoherden bör pedagogiskt kunna förklara vad ny modell för verksamhetsindelning innebär och tydligt förklara att kyrkomusikerna fortsatt har ett ansvar för kyrkomusiken och att de är en viktig resurs, även om verksamhetsindelning och resursfördelning förändrats.

 

Syns inte?
En följd av det nya systemet är att musiken inte längre blir ett huvudområde, utan kommer att ligga som underrubrik under de huvudsakliga övergripande verksamhetsområdena. Syns inte – finns inte, säger ordspråket. Är inte oron för det scenariet berättigad?

Kalle Sundvall håller inte med. Han tar fram en översiktsbild som visar huvudområdena enligt Kyrkoordningen samt området Styrning/ledning. På skissen, säger han, har musiken och sjukhuskyrkan försvunnit. Men då måste också kyrkoherden och förtroendevalda sätta pengar på kyrkliga handlingar, hur många gudstjänster? etcetera.

– Här, säger anvisningarna, kan man lägga in poster som körverksamhet, musikgudstjänster. Och precis som man alltid gjort, musikern kommer med sin verksamhetsplan för 2012 och säger: ”Så här ser min verksamhet ut. Jag tror det kommer att kosta så här mycket. Så mycket noter behöver jag.”

Du menar helt enkelt att musikern äskar medel precis som han eller hon hittills gjort?

– Precis. Det är ju ingen annan som vet vad musikverksamheten behöver.

Om jag förstår dig rätt säger du alltså att musikern äskar pengar på det sätt som tidigare gjorts, och sedan är det församlingens ledning inkluderat den som är ekonomiansvarig att få ner detta på rätt plats?

– Precis. Och då tänker jag så här att kyrkomusikern tillsammans med kyrkoherden resonerar kring vad till exempel kören hör hemma? Den kan hamna på flera ställen. Där kommer jag in i bilden. Och så får man en kod för detta kostnadsställe. Så att man kan veta hur mycket man använt, hur mycket som finns kvar. Det kan inte försvinna, musiken kommer att synas någonstans!

 

Ansvarsfördelning
Hur ser enligt din uppfattning ansvarsfördelningen ut när det gäller hanteringen av den nya modellen (från budgetering till redovisning) mellan den enskilde församlingsmedarbetaren (här kyrkomusikern), kyrkokamreren (motsvarande) och kyrkoherden?

– Kyrkoherden är ytterst ansvarig. Till sin hjälp har han/hon kyrkokamreren (eller motsvarande befattning). En god ledare har involverat alla sina medarbetare (här kyrkomusikern) i arbetet med införandet av ny modell.

Nu har vi luftat en del farhågor. Kan det finnas fördelar med den här modellen, inte bara ur ett redovisnings- och budgeteringsmässigt perspektiv utan ur verksamhetens synvinkel? Kanske till och med sådant som gör den dagliga tillvaron för exempelvis kyrkomusikern lite enklare?

– Till en början var jag skeptisk till införandet av ny modell då jag inte förstod syftet eller vinsten med det. Efter att läst igenom vad det handlar om, gått på kurs tillsammans med kyrkoherden och framförallt haft tid att reflektera över vad ny modell för verksamhetsindelning handlar om så har jag insett att egentligen är det inget märkvärdigt eller hotfullt. Arbetet fram till införandet av ny modell kommer att leda till att vi ökar vårt fokus på frågan: Vad är vårt grundläggande uppdrag? Det i sig är något positivt, och genomför vi arbetet på ett bra sätt så ökar medarbetarnas förståelse för eget och kyrkans uppdrag, och internt samarbete och samverkan stärks.

– När modellen sedan är genomförd kommer vi att se att vi utvecklat vårt arbetssätt vad gäller verksamhetsplanering, budgetering och uppföljning. Det kanske låter naivt … men jag har valt att se det hela från en positiv synvinkel och fokusera på att införandet kommer att medföra något gott med sig … känns roligare och mer stimulerande så, säger Kalle Sundvall.

Utfrågare: Henrik Tobin

Kategori: Artiklar · Etiketter: , , , ,


annonser:

Bannerannons

Bannerannons